A Nova Fase de Padronização dos Processos Internos

Data: 13/12/2016 - 18:38

ivanEm entrevista para a coluna “Dica do Especialista”, o engenheiro eletricista e diretor de operações, Ivan Cionek, apresentou sua opinião sobre a importância da padronização dos processos internos para a gestão de negócios.

No ano em que a Vetorlog comemora cinco anos de mercado passamos a ter uma visão diferenciada a respeito dos processos internos e da relevância que eles têm para o dia a dia de nosso cliente. A área de operações administra, diariamente, a rotina de cerca de 150 clientes/ mês. O volume de informações é imenso, por isso ela precisa ser impecável, segura, dinâmica e acima de tudo entregar qualidade. Quando instalamos esta nova metodologia de padronização interna, percebemos que os processos precisavam ser cada vez mais automatizados, com padrões, regras e normas bastante claras; acessíveis para que toda a equipe cumpra os procedimentos de forma segura.

Com o auxílio do setor administrativo, instalamos um sistema de auditagem mensal a fim de garantir celeridade e confiança, assegurando assim, uma fiscalização mais formal e assertiva. No total, devemos mapear aproximadamente 30 procedimentos internos, sendo que até o momento concluímos 90% do trabalho.

Todo esse esforço em profissionalizar o setor significou investimento na área de operações: capacitamos a equipe no que concerne ao registro e acompanhamento dos dados, pois é fundamental manter o histórico das informações em um software de confiança, que integre as solicitações (chamados SLA). Também formalizamos canais de comunicação exclusivos com os clientes, incluindo e-mail, telefone, Skype e celular (WhatsApp). Com a centralização do atendimento no setor, o contato se torna mais dirigido, ágil e eficiente.

Laboratório Interno

Outra inovação na padronização dos processos foi a criação de um projeto teste batizado de “Laboratório Interno”. O objetivo principal deste piloto é testar potenciais recursos do nosso software. Somos as cobaias, nos autoavaliamos e assim, identificamos possíveis bugs antecipando problemas. Medimos, por exemplo, variáveis como água, luz, temperatura, gás e até a quantidade de chuva na área do escritório. Tudo funciona como se fosse a medição para um de nossos clientes. Com isso, conseguimos testar o sistema, identificar não conformidades, aprimorar telas, recursos e oferecer benefícios reais para as empresas que nos contratam, pois entendemos exatamente os anseios dos clientes.

Quando simulamos internamente as demandas externas assegura-se um compromisso que vai além de apenas vender um serviço, ou seja, entrega-se uma tecnologia mais segura, completa, de qualidade, que atende os elevados padrões de exigência do mercado. É o comprometimento Vetorlog com o resultado final do cliente.

Fonte: Newsletter 001 Vetorlog